1. WARUNKI OGÓLNE

1.1. Niniejsze Warunki współpracy regulują zasady współpracy pomiędzy firmą K2-Design Joanna Wołczyk zwaną dalej Wykonawcą, a firmą składającą zamówienie zwaną dalej Zamawiającym i są integralną częścią zamówienia.

1.2. Podpisanie zamówienia oznacza akceptację przez Zamawiającego Warunków współpracy. Akceptacja Warunków współpracy jest wymagana przy każdorazowym złożeniu zamówienia jak i zmian wprowadzonych do zamówienia będącego w fazie realizacji. Zmiany oraz odstępstwa od warunków współpracy są nieważne bez wyraźnej, pisemnej akceptacji ze strony Wykonawcy.

1.3. Niniejsze Warunki współpracy obowiązują od dnia 21-06-2019r. do dnia wydania nowej wersji Warunków współpracy.

1.4. Aktualnie obowiązująca wersja Warunków współpracy dostępna jest pod adresem: https://k2-design.pl/pdf/OgolneWarunkiWspolpracy-v25-05-2018.pdf

1.5. Zamówienie jest ciągłością przedstawionej wcześniej oferty cenowej i powinno zawierać: rodzaj zamawianego produktu, specyfikację techniczną, zamawiane ilości, informację o ewentualnych uzupełnieniach, dane do faktury i wysyłki, osobę do kontaktu, mail i nr telefonu.

1.6. Zamówienia przyjmowane są wyłącznie w formie elektronicznej na adres mailowy: biuro@k2-design.pl. Odpowiedzią na złożone zamówienie jest potwierdzenia jego przyjęcia wyrażone w stosownym dokumencie, zawierającym: rodzaj zamawianego produktu, specyfikację techniczną, zamawiane ilości, informację o ewentualnych uzupełnieniach, dane do faktury, cenę, warunki płatności, stanowiącym podstawę do wystawienia faktury czy proformy.

1.7. Nowi Klienci zobowiązani są do przedstawienia aktualnych dokumentów rejestrowych tj. wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz oświadczenia o statusie podatnika VAT- czynnego.

1.8. Pierwsze trzy zamówienia Nowego Klienta są przyjmowane wyłącznie na zasadach pobranej przedpłaty. W tym wypadku Wykonawca wystawia fakturę proformę, a Zamawiający dokonuje wpłaty na wskazane w proformie konto bankowe. Po odnotowaniu wpływów na koncie bankowym Wykonawca przystępuje niezwłocznie do realizacji zamówienia i określa termin realizacji zlecenia.

1.9. Termin realizacji uzależniony jest od czynników takich jak: wpływ środków na konto Wykonawcy na podstawie wystawionej proformy oraz termin przesłania własnych, prawidłowo przygotowanych plików graficznych lub akceptacji plików przygotowanych przez Wykonawcę.

2. OFERTA

2.1. Wszelkie kalkulacje oraz zawarte w nich ilości, ceny produktów i terminy realizacji mają charakter informacyjny i stają się wiążące w momencie otrzymania od Wykonawcy dokumentu zamówienia.

2.2. Zamawiający ponosi pełną odpowiedzialność za przygotowane przez siebie projekty graficzne i efekty wydruku z tych plików. Pliki graficzne można przesyłać drogą elektroniczną na wskazanego przez Dostawcę maila, serwer lub wykorzystując dostępne narzędzia chmurowe.

2.3. Zamawiający ma prawo żądać od Wykonawcy wykonania wydruku próbnego (tzw. Proofa) za dodatkową, ustaloną opłatą, dzięki czemu ograniczy ryzyko nieoczekiwanych efektów kolorystycznych wydruku całego nakładu pracy.

2.4. Wykonawca umożliwia Zamawiającemu skorzystania z usługi projektowania graficznego. Pliki są przygotowywane wówczas przez Wykonawcę w oparciu o przekazane przez Zamawiającego dane merytoryczne (tj. wszelkie treści, materiały zdjęciowe, pomysły, posiadane logo, itp.) a następnie przygotowane zgodnie z wytycznymi i przesłane do akceptacji Zamawiającego.

2.5. Zamawiający zobowiązany jest do sprawdzenia zgodności i poprawności merytorycznej treści wykorzystanej w projekcie i zgłoszenia swoich uwag o ewentualnych poprawkach, a jeśli takowych uwag nie ma, do akceptacji projektu.

2.6. Wykonawca nie jest zobowiązany i nie weryfikuje prawidłowości danych merytorycznych, a wszelkie treści przesłane do projektu uważa się za treści po korekcie. Wykonawca przesyła pliki do druku jedynie po ich ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego i nie ponosi żadnej odpowiedzialności za błędy merytoryczne pominięte w trakcie akceptacji plików do druku.

2.7. Dostawca umożliwia przeprowadzenie korekty dostarczonych treści za dodatkową opłatą uzgodnioną z Zamawiającym.

3. ZAMÓWIENIA

3.1. Zamówienia przyjmowane są wyłącznie w formie elektronicznej w formie maila wysłanego na adres mailowy Wykonawcy: biuro@k2-design.pl i powinny być ciągłością złożonej wcześniej oferty przez Wykonawcę.

3.2. W treści złożonego zamówienia mailem powinny zostać zawarte informacje tj.: rodzaj zamawianego produktu, specyfikacja techniczna, zamawiane ilości, informację o ewentualnych uzupełnieniach, dane do faktury i wysyłki, osoba do kontaktu, mail i nr telefonu.

3.3. Złożenie zamówienia upoważnia Wykonawcę do wystawienia faktury proformy/faktury VAT bez podpisu Zamawiającego.

3.4. Składając pierwsze zamówienie, Zamawiający zobowiązany jest przesłać aktualne dokumenty rejestrowe tj. wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG) lub Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) oraz oświadczenia o statusie podatnika VAT-czynnego.

3.5. Zamówienia produktów ze znakowaniem tj. gadżety reklamowe brandowane (oznaczane) np. logiem dla swojej ważności wymagają akceptacji wizualizacji przesłanej do Zamawiającego.

3.6. Zamówienia dotyczące projektów graficznych przygotowanych przez Wykonawcę dla swojej ważności wymagają ostatecznej akceptacji Zamawiającego, a odpowiedzialność za powstałe błędy merytoryczne po tej akceptacji ponosi Zamawiający, co zostało opisane w pkt. 2.4.,2.5., 2.6.

3.7. Wszelkie zmiany do przyjętego zamówienia zgłoszone przez Zamawiającego wymagają potwierdzenia w formie elektronicznej poprzez wysłanie odpowiedniej treści w mailu. Wszelkie koszty związane z zatrzymaniem produkcji, zmianą parametrów zamówienia ponosi Zamawiający.

3.8. Wykonawca zastrzega sobie prawo do odrzucenia założonego zamówienia przez Zamawiającego w terminie do 3 dni roboczych, jeżeli zmiany zgłoszone przez Zamawiającego po przyjęciu zamówienia okażą się niemożliwe do wykonania w strukturach Wykonawcy. W tym też przypadku Zamawiającemu nie przysługuje żadne roszczenie wobec Wykonawcy.

4. CZAS REALIZACJI

4.1. Wszystkie podane w ofertach i kalkulacjach terminy realizacji mają charakter wyłącznie orientacyjny. Termin konkretnej realizacji uzgodniony zostanie przy potwierdzeniu przyjęcia zamówienia i będzie uwarunkowany od przesłania poprawnych plików graficznych do druku lub ostatecznej akceptacji przez Zamawiającego plików przygotowanych przez Wykonawcę oraz po odnotowaniu wpływów na konto bankowe środków wskazanych w proformie.

4.2. W przypadku zaistnienia sił wyższych czy innych nieprzewidzianych okoliczności, na które Wykonawca nie miał wpływu, tj. : strajk, awarie maszyn, akty wandalizmu, braki energii, zalanie, pożar, duża ilość zamówień w okresach sezonowych, niezależnie czy mają one miejsce w siedzibie Wykonawcy czy u jego partnerów, a które mogą utrudnić należyte wykonanie zamówienia i wpłynąć na termin jego wykonania, Wykonawca zastrzega sobie prawo do przesunięcia terminu realizacji zlecenia o czas trwania przeszkody z uwzględnieniem czasu rozruchu.

4.3. Jeżeli zaistniałe przeszkody nie zakończą się w akceptowalnym przez strony terminie, Wykonawca ma prawo do odstąpienia w całości lub w części z realizacji zamówienia, bez obowiązku dostarczenia zamówienia w późniejszym terminie, jak również nie będzie zobowiązany do zapłaty odszkodowania za szkody powstałe z tego tytułu.

4.4. W przypadku niemożliwości wykonania zamówienia w terminie z przyczyn zaistnienia sił wyższych czy innych nieprzewidzianych okoliczności, opisanych w pkt. 4.2. Zamawiający ma prawo odstąpić od zamówienia bez roszczeń odszkodowawczych wobec Wykonawcy.

5. TRANSPORT

5.1. Koszty transportu uzgadniane będą indywidualnie przy zamówieniu.

5.2. Wykonawca dysponuje własnym transportem oraz wykorzystuje dostępne na rynku kanały dystrybucji tj. firmy kurierskie.

5.3. Zamawiający może oświadczyć, że transport odbędzie się według jego ustaleń, na jego koszt i ryzyko. W takim przypadku Wykonawca zobowiązany jest przygotować towar do załadunku w miejscu swojej siedziby do odbioru towaru w terminie wskazanym przez Zamawiającego.

5.4. Przyjmując towar od firmy przewozowej, Zamawiający jest zobowiązany ‐ w przypadku, gdy kartony są naruszone lub towar uległ w transporcie jakiemukolwiek uszkodzeniu – do sporządzenia protokołu reklamacyjnego w obecności przewoźnika. Brak sporządzonego protokołu pozbawia Zamawiającego do reklamacji z tego tytułu.

6. PŁATNOŚCI

6.1. Dokumentem rozliczeniowym jest faktura proforma wystawiona na podstawie zamówienia lub faktura VAT wystawiona przez Wykonawcę po wydaniu towaru i płatna zgodnie z ustaleniami zawartymi w zamówieniu na rachunek bankowy wskazany w dokumencie.

6.2. Termin płatności ustalany jest indywidualnie między stronami i określony zostaje na dokumencie rozliczeniowym jakim jest faktura proforma lub faktura VAT. Jeżeli termin płatności przypada na dzień ustawowo wolny od pracy lub sobotę, płatności należy dokonać poprzedniego dnia roboczego.

6.3. Koszty opłat związane z dokonaniem płatności ponosi Zamawiający.

6.4. Trzy pierwsze zamówienia, muszą posiadać zabezpieczenie w formie przedpłaty wynoszącej 100% wartości zamówienia. W przypadku zamówień powyżej 5000 PLN wymagana jest zaliczka w wysokości min. 30% wartości zlecenia, chyba że strony ustalą inaczej.

6.5. W przypadku braku zapłaty lub opóźnienia w płatności należności wynikających z faktury VAT, Wykonawca upoważniony jest do:

a) wstrzymania wydania kolejnych partii towaru przy wyłączeniu odpowiedzialności Wykonawcy za nienależyte wykonanie lub niewykonanie umowy.
b) żądania zapłaty od Zamawiającego odsetek umownych w wysokości 0,1% wartości zaległej należności za każdy dzień zwłoki, począwszy od dnia następnego po upływie terminu płatności. Odsetki stają się wymagalne niezależnie od wysłanego upomnienia.
c) skorzystania z ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (tj. Dz.U. z 2016r. poz. 684). Tym samym zgodnie z art. 10 ust.1 Wykonawca jest uprawniony do żądania od Zamawiającego kwoty stanowiącej równowartość 40 EURO, z tytułu spóźnienia każdego świadczenia z transakcji handlowej.

6.6. Do momentu całkowitego uregulowania płatności przez Zamawiającego, towar pozostaje własnością Wykonawcy.

6.7. Wykonawca oświadcza, że zgodnie ze stosownymi przepisami – jest płatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) i w związku z tym jest upoważniony do otrzymywania i wystawiania faktur VAT, a w przypadku transakcji zagranicznych aktywnym płatnikiem VAT UE upoważnionym do otrzymywania i wystawiania faktur z VAT-em obowiązującym na terenie danego kraju Unii Europejskiej.

6.8. Zamawiający oświadcza, że zgodnie ze stosownymi przepisami – jest płatnikiem podatku od towarów i usług (VAT) i w związku z tym jest upoważniony do otrzymywania i wystawiania faktur VAT.

7. REKLAMACJE

7.1. Zamawiający zobowiązany jest do sprawdzenia jakości i ilości przedmiotu zamówienia w terminie do 3 dnia od dnia odbioru towaru. W przypadku stwierdzenia wad towaru, w tym wad ilościowych, Zamawiający zobowiązany jest złożyć Dostawcy reklamację w formie elektronicznej w treści maila.

7.2. Reklamacja powinna zawierać dokładne określenie wad wraz ze zdjęciami. W niektórych przypadkach koniecznością jest odesłanie wadliwego towaru w celu weryfikacji powstałej wady.

7.3. W przypadku uszkodzenia paczek w czasie transportu reklamacje ilościowe i jakościowe będą rozpatrywane na podstawie protokołu reklamacyjnego przewoźnika, podpisanego przez kuriera.

7.4. Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni, a o jej przyjęciu lub odrzuceniu i przyczynach odrzucenia, poinformuje Zamawiającego drogą elektroniczną lub pisemną.

7.5. Reklamacja nie zostanie uznana w sytuacji, gdy:

a) Towar został zmieniony (przerobiony) przez Zamawiającego lub osobę trzecią (np. dokonano nadruków, naprawy).
b) Zgłoszono ją po upływie terminów przewidzianych w ust. 7.1.
c) Nie zostało dostarczone do Wykonawcy prawidłowo zgłoszenie reklamacyjne.

7.6. W przypadku wskazania przez Zamawiającego innego miejsca wysyłki niż siedziba Zamawiającego, Zamawiający jest zobowiązany do dokładnego sprawdzenia towaru. Reklamacje od firm trzecich nie będą rozpatrywane.

7.7. Rozbieżności w kolorystyce rzędu 5-8% nie podlegają reklamacji.

7.8. Wykonawca zastrzega, iż mogą wystąpić różnice w ilości dostarczonego towaru do +/ -10% ogólnej ilości. W takim przypadku Wykonawca zobowiązuje się wystawić fakturę korygującą.

7.9. Zgłoszenie reklamacji nie przerywa i nie wstrzymuje biegu terminu płatności.

7.10. Wykonawca ponosi odpowiedzialność z tytułu przyjętego zlecenia tylko i wyłącznie do wysokości niezrealizowanej wartości i w żadnym wypadku nie odpowiada za ewentualną utratę zysku Zamawiającego.

7.11. Wykonawca nie odpowiada za ewentualne szkody powstałe w wyniku niewykonania lub nienależytego wykonania zamówienia, jeżeli wynikało ono z następstwa okoliczności, na które Wykonawca w sposób obiektywny nie miał bezpośredniego wpływu, i za które Wykonawca nie ponosi winy.

8. PRAWA AUTORSKIE

8.1. Wykonawca zastrzega sobie prawo do wykorzystywania wzorów , niektórych nazw, logotypów, zdjęć, wizerunków stworzonych produktów zamawianych przez Zamawiającego w celach promocyjnych, marketingowych na wszelkich polach eksploatacji, a w szczególności na swojej stronie internetowej w galerii realizacji, targach branżowych, mediach społecznościowych, na spotkaniach z innymi klientami jako narzędzia sprzedaży.

8.2. Wszelkie prawa autorskie i pokrewne związane z wykonanym przez Wykonawcę projektem i towarem przysługują Wykonawcy chyba, że strony postanowiły inaczej. Przeniesienie tych praw lub udzielenie na nie licencji wymaga zawarcia odrębnego pisemnego porozumienia.

8.3. W sytuacji, gdy do wykonania umowy przez Wykonawcę konieczne jest wykorzystanie praw autorskich lub praw własności przemysłowej [np. znaku towarowego, wzoru użytkowego] lub też praw pokrewnych, za zasady i kontrolę ich wykorzystania odpowiada wyłącznie Zamawiający, który prawa te udostępnił Wykonawcy w celu wykonania zamówienia.

8.4. Zamawiający oświadcza, że przysługują mu prawa autorskie lub własności przemysłowej [np. do wzoru użytkowego, znaku towarowego], które mają być wykorzystane w realizacji umowy. Za naruszenie praw osób trzecich w wyniku wykorzystania przy realizacji umowy praw autorskich w tym praw własności przemysłowej odpowiada Zamawiający. Na żądanie Wykonawcy Zamawiający wykaże, że posiada prawo do dysponowania prawami autorskimi, które mają być wykorzystane w realizacji zamówienia. W razie niewykazania tych praw przez Zamawiającego, Wykonawca jest uprawniony do odmowy realizacji zamówienia na każdym z etapów współpracy bez ponoszenia jakichkolwiek konsekwencji.

8.5. Narzędzia używane do produkcji także dla produkcji towarów objętych prawami własności intelektualnej Zamawiającego pozostają wyłączną własnością Wykonawcy. Zasada ta ma zastosowanie nawet wtedy, gdy Zamawiający pokrył koszty przygotowania produkcji i jej uruchomienia, koszty narzędzi, form, wykrojników, matryc lub innych kosztów, nawet jeżeli koszty te zostały wliczone w cenę produktu.

8.6. Po wykonaniu zamówienia Zamawiającemu nie przysługuje prawo do zwrotu kosztów za przygotowanie produkcji, narzędzi niezbędnych do realizacji zamówienia.

8.7. Zamawiającemu, który koszty produkcji, narzędzi, wykonanych do celów realizacji zamówienia, pokrył w całości lub części, przysługuje prawo do ponownej produkcji z wykorzystaniem tychże narzędzi bez ponoszenia dodatkowych kosztów, pod warunkiem, że przy produkcji nie uległy uszkodzeniu/zniszczeniu oraz aż do momentu całkowitego zużycia, czy uszkodzenia powstałego na skutek charakteru użytkowania tych narzędzi.

9. RODO

9.1. Informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK z siedzibą w Czeladzi, ul. Spacerowa 1C, kod pocztowy 41-253, NIP: 625-199-13-27, REGON: 360412703.

9.2. Przetwarzanie Państwa danych jest realizowanie przez K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK, a wynika z prowadzonej działalności: sprzedaży produktów i usług oraz marketingu bezpośredniego.

9.3. Cele przetwarzania: informacyjny, obsługa transakcji handlowych, marketing, prowadzenie działań promocyjnych obecnie jak i w przyszłości.

9.4. Informujemy, że Państwa dane mogą być profilowane, w szczególności w celach marketingowych, prowadzenia badań i preferencji zakupowych, w tym oferowania oraz prezentowania reklam, produktów i usług w oparciu o przypisane Państwu preferencje, a także do wewnętrznych analiz. Państwa dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji czynności wynikających ze świadczonych usług, w tym w zakresie obsługi roszczeń posprzedażowych (np. uprawnień z gwarancji, rękojmi, czy też rozliczeń podatkowych). Do profilowania będą wykorzystywane następujące kategorie danych: informacje o produktach i usługach, informacje o płatnościach, informacje zawarte w plikach cookies, informacje o adresach elektronicznych, dane teleadresowe. Dzięki tym działaniom możemy opracować dedykowaną dla Państwa ofertę produktową, a także poprawić jakość korzystania z naszego serwisu. Mają Państwo prawo w każdym momencie do wyrażenia sprzeciwu na profilowanie Państwa działań na potrzeby marketingu bezpośredniego.

9.5. We wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem przez K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK Państwa danych osobowych, mogą Państwo się kontaktować z K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK w następujący sposób: – za pośrednictwem poczty e-mail na adres biuro@k2-design.pl – za pośrednictwem poczty tradycyjnej na następujący adres korespondencyjny: K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK, ul. Spacerowa 1C, 41-253 Czeladź.

9.6. K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK przetwarza dane osobowe Klienta na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 94/46/We (dalej “RODO”) – tj. przetwarzanie danych osobowych Klienta jest niezbędne do wykonania umowy, której Klient jest stroną – odpowiednio umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną i /lub umowy sprzedaży.

9.7. Podanie przez Klienta swoich danych osobowych jest dobrowolne, ale konieczne w celu zawarcia i realizacji umowy sprzedaży z K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK. Podanie przez Klienta swoich danych osobowych jest także dobrowolne w przypadku umożliwienia K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK przesyłania do niego treści marketingowych.

9.8. K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK będzie przechowywał dane osobowe Klienta do upływu przedawnienia roszczeń związanych z umową jaką Klient zawarł z K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK. Dane osobowe, które są przetwarzane przez K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK będą przechowywane przez okres prowadzenia przez K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK działalności gospodarczej, chyba, że Klient skorzysta wcześniej z przysługującego mu prawa do wycofania zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych w celach marketingowych.

9.9. K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK będzie przekazywał dane osobowe Klienta tylko swoim dostawcom, którym zleci usługi związane z przetwarzaniem danych osobowych np. dostawca usług przewozowych, dostawca usług prawnych, dział marketingu, dostawca usług IT, podwykonawcy. Wszystkie podmioty, którym K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK będzie przekazywać dane osobowe Klienta będą je przetwarzać na podstawie umowy z K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK i tylko zgodnie z poleceniami K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK.

9.10. Wraz z obowiązkiem informacyjnym RODO – K2-DEDIGN JOANNA WOŁCZYK – informuje, że przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:

    • prawo wycofania zgody na przetwarzanie danych lub prawo do przetworzenia ograniczenia przetwarzania
    • prawo dostępu do danych osobowych Klienta,
    • prawo żądania sprostowania danych osobowych Klienta,
    • prawo żądania usunięcia danych osobowych Klienta – “do bycia zapomnianym”
    • prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych Klienta,
    • prawo do przenoszenia danych osobowych Klienta
    • prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych – tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Aby skorzystać z powyższych praw, Klient może kontaktować się z K2-DESIGN JOANNA WOŁCZYK zgodnie z punktem 9.5 niniejszej informacji.

10. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

10.1. Wszelkie zmiany odnoszące się do Warunków współpracy wymagają formy pisemnej oraz akceptacji obu stron.

10.2. Spory powstałe w wyniku realizacji Warunków Współpracy będą rozpatrywane polubownie, a w przypadku braku porozumienia przez Sąd właściwy dla siedziby Wykonawcy.

10.3. Warunki Współpracy stanowią integralną część zamówienia i są dorozumianie akceptowane wraz z zaakceptowaniem zamówienia.